Strategie-Workshop für Gründerteams: So wird es aus zwei Tagen ein konkreter Maßnahmenplan

Eine Frage der Zielsetzung und warum eine gute Vorbereitung das A und O ist

Vor dem Beginn eines jeden firmeninternen Strategie-Workshops, unabhängig davon, welches zeitliche Kontingent dafür zur Verfügung steht, müssen im ersten Schritt immer etwaige Herausforderungen definiert werden. Das heißt konkret, dass die Frage beantwortet werden muss, welche Probleme das Gründerteam aktuell beschäftigen. Stagnierendes Wachstum, fehlende Prioritäten oder in etwa nicht genau festgelegte Zuständigkeiten?

Ferner muss sichergestellt werden, dass alle Gründer auch an dem Workshop tatsächlich teilnehmen, da dieser ansonsten wenig erfolgversprechend ist. Prinzipiell kann es auch Sinn machen, Schlüsselpersonen aus dem Vertrieb oder anderen Bereichen der Firma hinzuzuziehen, wenn dies im Rahmen der Zielsetzung hilfreich erscheint. Wichtig ist darüber hinaus auch, dass im Vorfeld alle wichtigen Informationen zusammengetragen werden. Zu diesen wichtigen Informationen gehören bisherige Unternehmensziele, mögliches Kundenfeedback, derzeitige Herausforderungen und Kennzahlen.

Ein weiterer elementarer Vorbereitungsschritt beschäftigt sich mit dem präventiven Festlegen der gewünschten Ergebnisse. Welches Ergebnis soll der Workshop konkret liefern? Das können zum Beispiel ein konkreter Maßnahmenplan sein oder drei bis vier strategische Prioritäten.

Räumlichkeiten und Arbeitsumgebung – warum auch das Ambiente eine entscheidende Rolle spielt

Um einen zweitägigen Strategie-Workshop möglichst erfolgreich zu gestalten, sollte im Vorfeld auch auf die Auswahl der Räumlichkeiten geachtet werden. Idealerweise wird für den Workshop ein Raum gewählt, der sich etwas außerhalb der Büroräumlichkeiten befindet. Eine solche Location für Seminare sorgt generell für eine entspanntere Atmosphäre, da man dadurch einen gewissen Abstand vom Tagesgeschäft gewinnt. Der Raum sollte möglichst ruhig sein, ausreichend Platz für alle Teilnehmer bieten und auch über eine angenehme Sitzordnung verfügen. Wenn kein Extra-Raum zur Verfügung steht, kann prinzipiell auch einfach ein geeigneter Besprechungsraum verwendet werden.

Vor dem Beginn des Workshops sollten klare Regeln festgelegt werden, die sich damit beschäftigen, dass möglichst alle Ablenkungen eliminiert werden. Das bedeutet, Benachrichtigungen auf Computern, mobilen Endgeräten (Smartphones) auszuschalten und möglicherweise auch den E-Mail-Verkehr für die Dauer des Workshops zu pausieren. Planen Sie zudem genügend Pausen und Verpflegung ein, um so die Konzentration und Gesprächsqualität aufrechtzuerhalten. Whiteboard, Haftnotizen und alles, was man für einen produktiven Workshop benötigt, sollten ebenfalls parat gelegt werden.

Generell sollte allen Teilnehmern am Workshop vermittelt werden, dass kritische Fragen und das Äußern von unterschiedlichen Meinungen gewünscht sind. Denn nur durch lebhafte Diskussionen entstehen potente Lösungsansätze für die Zukunft. Planen Sie ebenfalls eine Person ein, die den gesamten Prozess moderiert und etwaige Entscheidungen dokumentiert, um so die Ergebnisse des Workshops im Anschluss auswerten zu können.

Mögliche Struktur und Workshop-Agenda für einen zweitägigen Strategie-Workshop

Wenngleich sich die tatsächliche zeitliche Struktur für einen zweitägigen Strategie-Workshop von Unternehmen zu Unternehmen stark unterscheiden kann, da immer andere Umstände und Voraussetzungen vorliegen, möchten wir Ihnen an dieser Stelle dennoch einen Beispielplan vorlegen, der Ihnen als Anregung dienen kann.

1. Tag
   • 09:00–10:00 Uhr: Ziele und Regeln für alle Teilnehmer festlegen.
   • 10:15–12:00 Uhr: Ausgangslage analysieren: Kennzahlen, interne Engpässe, Wettbewerb und Kunden.
   • 13:00–15:00 Uhr: Schwächen, Stärken und unmittelbare Herausforderungen adressieren.
   • 15:15–16:30 Uhr: Strategische Optionen herausarbeiten und diese im Anschluss ausgiebig mit allen Teilnehmern diskutieren.
   • 16:30–17:00 Uhr: Die bisherigen Ergebnisse aus Tag 1 zusammenfassen und etwaige offene Fragen für den Folgetag notieren.
2. Tag
   • 09:00–10:00 Uhr: Erneut die Ergebnisse des Vortages durchgehen und überprüfen.
   • 10:00–12:00 Uhr: Herausgearbeitete strategische Optionen mit dem Team bewerten und aus diesen Optionen die wichtigsten Prioritäten auswählen.
   • 13:00–14:30 Uhr: Maßnahmen, Zeitrahmen und Zuständigkeiten definieren.
   • 14:45–15:45 Uhr: Kontrolltermine zwecks Fortschrittsmessung mit dem Team vereinbaren.
   • 15:45–16:30 Uhr: Maßnahmenplan dingfest machen und weitere, zukünftige Schritte festlegen.

Besprechen und entscheiden: So priorisieren Sie richtig

Selbst, wenn im Rahmen des Workshops viele gute Ideen in den Raum geworfen werden, bedeutet dies nicht, dass all diese Ideen auch Priorität haben sollten. Stattdessen gilt es, sich darauf zu fokussieren, wenige Themen mit dem größten potenziellen Nutzen auszuwählen. Etwaige Kriterien dafür können Umsetzbarkeit, Kosten, Zeitbedarf oder auch Kundennutzen sein.

Ziele wie „Vertrieb optimieren“ sind zwar prinzipiell gute Ziele, allerdings wenig konkret. Abstrakte Ziele sollten zwar im ersten Schritt festgelegt werden, allerdings im Anschluss auf konkrete Aufgaben heruntergebrochen werden. Statt „Vertrieb optimieren“ könnten die festgelegten Maßnahmen in etwa „15 Kundengespräche durchführen und anschließend auswerten“, lauten. Bestimmen Sie ferner für jede festgelegte Maßnahme eine Person, die für die Umsetzung die Verantwortung trägt.

Von entscheidender Bedeutung sind bei allen Maßnahmen und Zielen selbstverständlich auch die verfügbaren Ressourcen. Das Festlegen von Maßnahmen sollte immer Hand in Hand mit der Überprüfung der verfügbaren Kapazitäten, Budgets und ferner auch Kompetenzen gehen. Denn diese Ressourcen entscheiden, ob eine Umsetzung der Maßnahmen überhaupt realistisch ist. Wie so häufig im Leben, gilt auch für einen zweitägigen Strategie-Workshop: „Weniger ist mehr“. Statt viele, anschließend kaum umsetzbare Maßnahmen festzulegen, ist es häufig produktiver, wenige, aber dafür realistische Maßnahmen zu vereinbaren.

Wie lässt sich ein herausgearbeiteter Maßnahmenplan nachhaltig umsetzen?

Ein erfolgreicher zweitägiger Strategie-Workshop hat sich nur dann langfristig gelohnt, wenn sichergestellt wird, dass die getane Arbeit im Rahmen des Workshops auch nachhaltig umgesetzt wird. Das setzt voraus, dass die Ergebnisse verbindlich dokumentiert werden. Insbesondere alle Entscheidungen, priorisierten Ziele und Maßnahmen sollten gezielt festgehalten werden. Wie zuvor schon erwähnt, sollte eine Person angesetzt werden, die den gesamten Workshop und insbesondere die festgelegten Maßnahmen protokolliert. Das angefertigte Protokoll sollte nach dem Workshop möglichst zeitnah allen relevanten Personen in der Firma ausgehändigt werden, um damit auch Unklarheiten zu beseitigen.

Planen Sie für die Zukunft regelmäßige Fortschrittskontrollen ein! Diese Fortschrittskontrollen können wöchentlich oder zweiwöchentlich durchgeführt werden. Da jeder theoretische Maßnahmenplan letzten Endes an der Realität gemessen werden muss, sollte man sich immer auf ungeahnte Hindernisse, Abweichungen oder neue Erkenntnisse einstellen, die kleinere Anpassungen an den festgelegten Maßnahmen abverlangen. Diese etwaigen neuen Erkenntnisse sollten stets offen besprochen werden, ohne dabei jedoch die vereinbarten Ziele als Ganzes infrage zu stellen.

Nach in etwa vier bis sechs Wochen sollte nochmals eine umfangreichere Überprüfung stattfinden, um zu analysieren, welche Maßnahmen Wirkung zeigen und wo gegebenenfalls Anpassungen vonnöten sind.

Verantwortung in den Händen des Gründerteams

Betrachten Sie selbst einen im Rückblick sehr erfolgreichen Workshop nicht als eine einmalige Angelegenheit, sondern vielmehr als Ausgangspunkt für einen kontinuierlichen Prozess. Dabei ist es wichtig, dass alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Entscheidungen tatsächlich getroffen wurden und welchen Beitrag sie dabei leisten müssen.

Für die Zukunft gilt: Veränderungen, ob am Markt oder auch hinsichtlich firmeninterner Prioritäten, sollten stets überprüft werden, statt zu verbissen und starr an Plänen aus der Vergangenheit festzuhalten. Flexibilität und Dynamik sind häufig Garanten für den Erfolg von Unternehmen und Gründerteams, weshalb diese Aspekte auch im Rahmen von regelmäßigen Strategie-Workshops stets berücksichtigt werden sollten.