Erste Rechnung schreiben in Österreich: Was muss wirklich daraufstehen?

Der erste Auftrag ist abgeschlossen, die Kundin wartet auf die Abrechnung – und plötzlich entstehen mehr Fragen als erwartet: Brauche ich bereits eine UID-Nummer? Muss ich Umsatzsteuer verrechnen? Welches Datum gilt als Leistungsdatum? Darf die erste Rechnungsnummer einfach 2026-001 lauten? Und reicht eine PDF per E-Mail?

Eine Rechnung muss nicht kompliziert aussehen. Sie muss aber eindeutig, nachvollziehbar und passend zum konkreten Geschäftsfall ausgestellt sein. Entscheidend sind vor allem der eigene Umsatzsteuerstatus, die Art der Leistung, das Land und der Status des Kunden sowie die korrekte Beschreibung von Preis und Leistungszeitpunkt.

Dieser Ratgeber führt Gründer:innen, EPU, Freelancer:innen und nebenberuflich Selbstständige Schritt für Schritt durch die erste Rechnung in Österreich. Er enthält zwei konkrete Rechnungsmuster, eine Pflichtangaben-Checkliste, typische Fehler und Hinweise zu Kleinunternehmern, Rechnungsnummern, Zahlungszielen, Monatspauschalen, Auslandskunden und unbezahlten Rechnungen.

Stand der fachlichen Prüfung: 4. August 2026. Rechnungs- und Umsatzsteuerregeln können sich ändern. Bei grenzüberschreitenden Leistungen, ungewöhnlichen Steuerbefreiungen, Bauleistungen, Anzahlungen oder einem Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung sollte der konkrete Geschäftsfall steuerlich geprüft werden.

Die erste Rechnung in fünf Schritten

1. Eigenen Umsatzsteuerstatus prüfen: Kleinunternehmerbefreiung oder Regelbesteuerung?
2. Kunden und Geschäftsfall einordnen: Privatperson oder Unternehmen, Österreich oder Ausland, Lieferung oder Dienstleistung?
3. Pflichtangaben einsetzen: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum, Entgelt und gegebenenfalls Umsatzsteuer.
4. Zahlung verständlich regeln: Betrag, IBAN, Verwendungszweck und konkretes Fälligkeitsdatum nennen.
5. Rechnung versenden und archivieren: Versand dokumentieren, Zahlung überwachen und Rechnung nachvollziehbar aufbewahren.

Prüffrage	Warum sie wichtig ist
Nutze ich die Kleinunternehmerregelung?	Dann darf auf der Rechnung grundsätzlich keine österreichische Umsatzsteuer ausgewiesen werden.
Ist mein Kunde Unternehmer?	Bei B2B-Rechnungen gelten umfangreichere Rechnungsanforderungen als bei vielen Rechnungen an Privatpersonen.
Sitzt der Kunde im Ausland?	Leistungsort, UID, Reverse Charge und Meldepflichten können eine andere Abrechnung erfordern.
Wann wurde die Leistung erbracht?	Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind nicht automatisch identisch.
Ist der Preis netto oder brutto vereinbart?	Unklare Preisvereinbarungen können beim Umsatzsteuerausweis zu Streit und Margenverlust führen.

Vor der Rechnung: Was wurde mit dem Kunden vereinbart?

Die Rechnung dokumentiert und verrechnet eine bereits vereinbarte Lieferung oder Leistung. Sie sollte nicht erstmals Bedingungen enthalten, über die vorher nie gesprochen wurde.

Prüfen Sie vor dem Erstellen der Rechnung daher:

• Wer ist der tatsächliche Vertragspartner?
• Welcher Leistungsumfang wurde bestellt?
• Welcher Preis wurde vereinbart?
• Versteht sich der Preis netto zuzüglich Umsatzsteuer oder als Endpreis?
• Wann wurde die Leistung erbracht?
• Ist eine Teil-, Voraus- oder Schlussrechnung vorgesehen?
• Welche Zahlungsfrist wurde vereinbart?
• Benötigt der Kunde eine Bestellnummer, Projektnummer oder Kostenstelle?

Gerade bei Geschäftskunden scheitert die Zahlung manchmal nicht an fehlender Zahlungsbereitschaft, sondern an internen Prozessen. Die Rechnung wird zurückgewiesen, weil eine Bestellnummer fehlt, die falsche Gesellschaft genannt ist oder die Rechnung an die persönliche E-Mail-Adresse statt an die zentrale Buchhaltung gesendet wurde.

Fragen Sie deshalb bereits bei der Auftragsannahme:

„Auf welche genaue Firma und Rechnungsadresse soll die Rechnung ausgestellt werden? Benötigen Sie darauf eine Bestellnummer, Projektnummer oder Kostenstelle, und an welche E-Mail-Adresse soll die Rechnung geschickt werden?“

Diese Angaben gehören nicht in jedem Fall zu den gesetzlichen Rechnungsmerkmalen, können aber den Zahlungseingang erheblich beschleunigen.

Wann muss in Österreich eine Rechnung ausgestellt werden?

Unternehmen sind umsatzsteuerrechtlich insbesondere dann zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn sie Leistungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen oder an bestimmte juristische Personen erbringen. Für solche Rechnungen gilt grundsätzlich eine Frist von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes.

Bei bestimmten grenzüberschreitenden EU-Leistungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen gelten kürzere Fristen. Die Rechnung muss dann grundsätzlich spätestens am 15. Tag des Folgemonats ausgestellt werden.

Bei Leistungen an Privatpersonen gelten nicht in jedem Fall dieselben umfangreichen umsatzsteuerlichen Rechnungsmerkmale. In der Praxis ist es dennoch sinnvoll, auch Privatkunden eine klar aufgebaute und nachvollziehbare Rechnung zu übermitteln. Bei Barzahlungen ist zusätzlich die österreichische Belegerteilungspflicht zu beachten.

Eine ausführliche offizielle Übersicht bietet die Wirtschaftskammer unter Rechnungen richtig ausstellen und Pflichtangaben prüfen.

Pflichtangaben einer normalen Rechnung in Österreich

Für eine normale inländische B2B-Rechnung mit Umsatzsteuer werden grundsätzlich folgende Angaben benötigt:

Rechnungsangabe	Was einzutragen ist	Typischer Fehler
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens	Vollständiger rechtlicher Name beziehungsweise Firma und ladungsfähige Anschrift	Nur Markenname oder Logo ohne eindeutigen Unternehmer
Name und Anschrift des Kunden	Richtige Firma beziehungsweise vollständiger Name und Rechnungsadresse	Falsche Gesellschaft aus einer Unternehmensgruppe
Art und Umfang der Leistung	Konkrete und nachvollziehbare Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen	Unklare Angabe wie „Beratung laut Vereinbarung“
Liefer- oder Leistungsdatum	Konkreter Tag oder nachvollziehbarer Leistungszeitraum	Nur das Rechnungsdatum wird genannt
Entgelt	Nettobetrag der einzelnen Positionen beziehungsweise der Leistung	Netto- und Bruttobetrag werden verwechselt
Steuersatz	Anwendbarer Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung	20 Prozent werden automatisch verwendet, ohne den Geschäftsfall zu prüfen
Umsatzsteuerbetrag	Auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuer	Kleinunternehmer weisen trotzdem Umsatzsteuer aus
Ausstellungsdatum	Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde	Wird mit dem Leistungsdatum gleichgesetzt
Fortlaufende Rechnungsnummer	Eindeutige, nur einmal vergebene Nummer	Dieselbe Nummer wird mehrfach verwendet
UID des Rechnungsausstellers	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, soweit erforderlich	Steuernummer und UID werden verwechselt
UID des Leistungsempfängers	Unter anderem bei bestimmten B2B-Rechnungen über 10.000 Euro brutto sowie bei Reverse Charge oder innergemeinschaftlichen Lieferungen	UID fehlt bei einem relevanten Auslandsfall

Eine Leistung muss nachvollziehbar beschrieben sein

Die Bezeichnung sollte so konkret sein, dass Kunde, Buchhaltung und Finanzverwaltung erkennen können, was verrechnet wurde.

Zu ungenau	Besser
Beratung	Strategieberatung zur Positionierung, zwei Online-Termine und schriftliche Handlungsempfehlung
Marketing	SEO-Analyse der Website, Auswertung von 25 Zielseiten und Maßnahmenplan
IT-Leistung	Einrichtung von fünf Microsoft-365-Benutzerkonten und Datenmigration
Grafikarbeiten	Gestaltung eines Logos inklusive zwei Entwurfsvarianten und finaler Vektordateien
Monatspauschale	Laufende IT-Betreuung für Juli 2026 gemäß Auftrag vom 20. Juni 2026

Eine Auftrags-, Angebots- oder Projektnummer kann zusätzlich angegeben werden. Sie ersetzt aber nicht automatisch eine verständliche Leistungsbeschreibung, sofern die Leistung nicht anhand weiterer Unterlagen eindeutig nachvollziehbar ist.

Was ist keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, aber trotzdem sinnvoll?

Mehrere Angaben sind für eine normale Überweisungsrechnung praktisch sehr wichtig, gehören aber nicht zu den zentralen umsatzsteuerlichen Pflichtmerkmalen.

• IBAN und gegebenenfalls BIC: Damit der Kunde weiß, wohin er überweisen soll.
• Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum: Damit keine Unklarheit über den Zahlungstermin entsteht.
• Verwendungszweck: In der Regel die Rechnungsnummer.
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer: Für Rückfragen der Buchhaltung.
• Kundennummer: Für die interne Zuordnung.
• Bestell- oder Projektnummer: Besonders bei größeren Geschäftskunden.
• Leistungsansprechpartner: Hilfreich, wenn Bestellung und Buchhaltung getrennt sind.
• Hinweis auf Teil- oder Schlussrechnung: Verhindert Missverständnisse bei größeren Projekten.

Eine Rechnung muss umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich weder unterschrieben noch mit einem Firmenstempel versehen sein. Eine eingescannte Unterschrift macht eine fehlerhafte Rechnung daher nicht korrekter.

Zusätzliche Angaben je nach Rechtsform

Neben den umsatzsteuerlichen Rechnungsmerkmalen können je nach Rechtsform und Firmenbucheintragung weitere Angaben auf Geschäftspapieren erforderlich sein.

Bei einer eingetragenen GmbH sind typischerweise unter anderem Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht relevant. Bei einem eingetragenen Einzelunternehmen ist die eingetragene Firma samt Rechtsformzusatz „e.U.“ zu verwenden. Nicht eingetragene Einzelunternehmer treten grundsätzlich unter ihrem eigenen Namen auf, auch wenn zusätzlich eine Geschäftsbezeichnung verwendet wird.

Ein bloßer Marken- oder Fantasiename sollte den tatsächlichen Rechnungsaussteller nicht verschleiern. Prüfen Sie daher, ob Name, Rechtsform, Firmenbuchangaben und Anschrift auf Angebot, Auftrag, Website und Rechnung zusammenpassen.

Rechnungsmuster mit Umsatzsteuer

Das folgende vereinfachte Muster zeigt eine typische österreichische B2B-Dienstleistungsrechnung mit 20 Prozent Umsatzsteuer. Ob tatsächlich 20 Prozent gelten, hängt von der konkreten Leistung ab.

Muster Consulting e.U.
Musterstraße 10
8010 Graz
UID: ATU12345678

Rechnung an:
Beispieltechnik GmbH
Kundenstraße 20
1010 Wien
UID: ATU87654321

Rechnungsnummer: 2026-001
Rechnungsdatum: 4. August 2026
Leistungszeitraum: 1. bis 31. Juli 2026

Leistung:
SEO-Analyse der Unternehmenswebsite inklusive Prüfung von 30 Zielseiten, Videobesprechung und schriftlichem Maßnahmenplan

Nettoentgelt: 1.000,00 Euro
20 % Umsatzsteuer: 200,00 Euro
Gesamtbetrag: 1.200,00 Euro

Zahlbar ohne Abzug bis 18. August 2026.
IBAN: AT00 0000 0000 0000 0000
Verwendungszweck: Rechnung 2026-001

Rechnung als Kleinunternehmer schreiben

Wer die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerbefreiung nutzt, verrechnet auf seinen grundsätzlich steuerbefreiten Umsätzen keine österreichische Umsatzsteuer. Auf der Rechnung wird daher weder ein Umsatzsteuersatz noch ein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen.

Stattdessen sollte ein verständlicher Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen, beispielsweise:

„Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“

Auch eine genauere Formulierung ist möglich:

„Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“

Die gesetzliche Bestimmung muss nicht zwingend wörtlich genannt werden. Der Grund dafür, dass keine Umsatzsteuer verrechnet wird, sollte jedoch eindeutig erkennbar sein.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Sie bedeutet nicht, dass kein Gewerbe, keine Einkommensteuer, keine SVS-Beiträge oder keine Buchhaltung erforderlich wären. Die wirtschaftliche Entscheidung zwischen Befreiung und Regelbesteuerung wird im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung für B2B-Dienstleister ausführlicher behandelt.

Aktuelle Umsatzgrenze

Seit 2025 liegt die österreichische Kleinunternehmergrenze grundsätzlich bei 55.000 Euro Jahresumsatz. Die Voraussetzungen müssen sowohl im laufenden als auch im vorangegangenen Kalenderjahr beachtet werden. Bei einer Überschreitung gelten zusätzliche Regeln und eine Toleranz von bis zu zehn Prozent im Überschreitungsjahr.

Die aktuelle offizielle Darstellung samt Beispielen finden Sie im Unternehmensserviceportal unter Kleinunternehmerregelung seit 1. Jänner 2025.

Muster einer Kleinunternehmerrechnung

Max Beispiel
Beispielgasse 5
8020 Graz

Rechnung an:
Musterhandel GmbH
Handelsstraße 12
4020 Linz

Rechnungsnummer: 2026-001
Rechnungsdatum: 4. August 2026
Leistungsdatum: 31. Juli 2026

Leistung:
Erstellung und redaktionelle Überarbeitung einer Produktbeschreibung gemäß Auftrag vom 15. Juli 2026

Rechnungsbetrag: 650,00 Euro

Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.

Zahlbar ohne Abzug bis 18. August 2026.
IBAN: AT00 0000 0000 0000 0000
Verwendungszweck: Rechnung 2026-001

Bei einem umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmer entspricht der verrechnete Betrag grundsätzlich dem zu zahlenden Gesamtbetrag. Verwenden Sie nicht die missverständliche Darstellung „650 Euro netto plus 0 Prozent Umsatzsteuer“. Es wird keine Umsatzsteuer verrechnet.

Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmerrechnung sind nicht dasselbe

Die Begriffe werden häufig verwechselt, beschreiben aber unterschiedliche Dinge.

Begriff	Bedeutung
Kleinbetragsrechnung	Vereinfachte Rechnung aufgrund eines niedrigen Gesamtbetrags von höchstens 400 Euro inklusive Umsatzsteuer.
Kleinunternehmerrechnung	Rechnung eines Unternehmers, der die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerbefreiung nutzt.

Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro

Bei normalen steuerpflichtigen Inlandsrechnungen bis höchstens 400 Euro brutto gelten vereinfachte Pflichtangaben. Insbesondere können Kundenname, Kundenanschrift, fortlaufende Rechnungsnummer, UID und gesonderter Steuerbetrag entfallen.

Benötigt werden grundsätzlich:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Art und Umfang der Leistung beziehungsweise Menge und Bezeichnung der Ware,
• Liefer- oder Leistungsdatum,
• Bruttobetrag,
• Steuersatz,
• Ausstellungsdatum.

Die Erleichterung gilt nicht für jeden grenzüberschreitenden Geschäftsfall. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen insbesondere die erforderlichen UID-Angaben und der Hinweis auf die Steuerfreiheit berücksichtigt werden.

Vereinfachte Rechnung für Kleinunternehmer unabhängig vom Betrag

Seit 1. Jänner 2025 dürfen umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer die vereinfachten Rechnungsangaben grundsätzlich unabhängig von der Höhe der Rechnung verwenden.

Das bedeutet beispielsweise, dass eine Kleinunternehmerrechnung über 2.000 Euro nicht allein wegen ihrer Höhe automatisch sämtliche Merkmale einer normalen Umsatzsteuerrechnung enthalten muss.

Für Geschäftskunden ist eine vollständigere Rechnung trotzdem oft sinnvoll. Kundendaten, fortlaufende Rechnungsnummer und Leistungszeitraum erleichtern Buchhaltung, Rückfragen, Mahnwesen und spätere Nachweise. Die gesetzliche Erleichterung muss nicht vollständig ausgeschöpft werden.

Rechnungsnummer richtig vergeben

Die Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend in einem nachvollziehbaren Nummernkreis vergeben werden. Sie muss nicht ausschließlich aus einer einfachen Zahlenfolge bestehen.

Mögliche Systeme sind:

• 2026-001
• RE-2026-0001
• 2026-08-001
• AT-2026-001

Der Zeitpunkt, an dem die Nummerierung begonnen wird, kann grundsätzlich frei gewählt werden. Die erste Rechnung eines Jahres muss daher nicht zwingend „1“ lauten. Sie muss aber innerhalb des gewählten Systems eindeutig sein.

Darf es mehrere Rechnungskreise geben?

Getrennte Nummernkreise können beispielsweise für unterschiedliche Filialen, Geschäftsfelder oder Abrechnungssysteme verwendet werden.

Beispiele:

• BER-2026-001 für Beratung
• SHOP-2026-001 für Onlineshop-Bestellungen
• GRAZ-2026-001 und WIEN-2026-001 für zwei Standorte

Die Nummernkreise sollten sachlich begründet, dokumentiert und dauerhaft verständlich sein. Eine Rechnungsnummer darf nicht doppelt vergeben werden.

Muss der Kunde erkennen, wie viele Rechnungen ich geschrieben habe?

Nein. Das Nummernsystem muss die eindeutige Identifikation ermöglichen, aber nicht offenlegen, wie viele Aufträge oder Umsätze das Unternehmen insgesamt hatte.

Was passiert bei einer Nummernlücke?

Eine einzelne Lücke ist nicht automatisch ein Beweis für einen Fehler oder eine Manipulation. Sie sollte aber erklärbar sein, etwa weil ein bereits angelegter Entwurf verworfen oder eine Rechnung storniert wurde.

Löschen Sie die interne Dokumentation nicht. Vermerken Sie beispielsweise:

„Rechnungsnummer 2026-014 nicht verwendet – Auftrag vor Rechnungsversand storniert.“

Rechnungsdatum und Leistungsdatum unterscheiden

Das Rechnungsdatum zeigt, wann die Rechnung ausgestellt wurde. Das Liefer- oder Leistungsdatum zeigt, wann die Ware geliefert beziehungsweise die Dienstleistung erbracht wurde.

Situation	Geeignete Angabe
Ein Beratungstermin am 28. Juli	Leistungsdatum: 28. Juli 2026
Laufende Betreuung während eines Monats	Leistungszeitraum: 1. bis 31. Juli 2026
Produktlieferung am 2. August	Lieferdatum: 2. August 2026
Rechnung am Tag der Leistung	Hinweis: Rechnungsdatum entspricht dem Leistungsdatum
Projekt über mehrere Monate	Konkreter Teil- oder Gesamtleistungszeitraum

Bei längeren Projekten sollte erkennbar sein, welcher Teil des Projekts mit der jeweiligen Rechnung abgerechnet wird. „Projektleistung 2026“ ist meist zu unbestimmt.

Monatspauschale, Retainer und laufende Betreuung abrechnen

Viele Freelancer:innen und Agenturen arbeiten mit monatlichen Pauschalen. Dabei sollte nicht nur der Betrag klar sein, sondern auch, was die Pauschale tatsächlich umfasst.

Die zugrunde liegende Vereinbarung sollte insbesondere regeln:

• welche Leistungen enthalten sind,
• ob eine bestimmte Stundenanzahl enthalten ist,
• wie Mehrstunden verrechnet werden,
• ob ungenutzte Stunden verfallen oder übertragen werden,
• wann die Pauschale fällig wird,
• welche Reaktionszeiten gelten,
• wie lange die Vereinbarung läuft,
• wie sie gekündigt werden kann.

Eine geeignete Rechnungsposition könnte lauten:

„Monatliche SEO-Betreuung für August 2026 gemäß Rahmenvereinbarung vom 15. Juli 2026, inklusive laufender Auswertung, technischer Rückfragen und bis zu sechs Beratungsstunden.“

Braucht es jeden Monat eine neue Rechnung?

Für typische Beratungs-, Agentur- und Betreuungspauschalen ist eine monatliche Rechnung häufig die einfachste und klarste Lösung. Sie enthält den jeweiligen Leistungszeitraum und erleichtert die Zuordnung beim Kunden.

Sogenannte Dauerrechnungen werden von der Finanzverwaltung insbesondere bei Mietverträgen und ähnlichen Dauerleistungen anerkannt. Daraus sollte nicht ohne Prüfung abgeleitet werden, dass jede beliebige Dienstleistungspauschale mit einer einzigen Rechnung für mehrere Jahre abgerechnet werden kann.

Anzahlung, Teilrechnung und Schlussrechnung

Bei größeren Projekten ist es oft riskant, erst nach vollständiger Fertigstellung abzurechnen. Anzahlungen und Teilrechnungen können die Liquidität sichern und den möglichen Forderungsausfall begrenzen.

Rechnungsart	Typischer Einsatz
Anzahlungsrechnung	Zahlung vor oder während der Leistungserbringung
Teilrechnung	Abrechnung eines konkret erbrachten Projektteils
Abschlagsrechnung	Zwischenabrechnung nach Projektfortschritt
Schlussrechnung	Abschließende Gesamtabrechnung unter Berücksichtigung früherer Zahlungen

Die Schlussrechnung sollte frühere Anzahlungen und Teilrechnungen eindeutig anführen und vom Gesamtbetrag abziehen. Der Kunde muss erkennen können, welcher Restbetrag noch offen ist.

Bei umsatzsteuerpflichtigen Anzahlungen kann bereits der Zahlungseingang steuerliche Folgen auslösen. Verwenden Sie daher nicht ungeprüft eine gewöhnliche Rechnungsvorlage, wenn größere Vorauszahlungen oder komplexe Projektabrechnungen geplant sind.

Zahlungsziel richtig formulieren

Das Zahlungsziel ist kein Ersatz für eine klare Vereinbarung im Angebot oder Vertrag. Es sollte aber auf der Rechnung nochmals eindeutig genannt werden.

Statt:

„Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.“

ist ein konkretes Datum häufig verständlicher:

„Zahlbar ohne Abzug bis spätestens 18. August 2026.“

Sieben, 14 oder 30 Tage?

Die passende Frist hängt von Branche, Projektgröße, Verhandlungsmacht und Kundenprozess ab. Für kleine Dienstleistungen können sieben oder 14 Tage praktikabel sein. Größere Unternehmen verlangen häufig längere Zahlungsziele.

Bedenken Sie: Ein Zahlungsziel von 30 oder 60 Tagen bedeutet, dass Sie Material, Arbeitszeit, Subunternehmer und Betriebskosten zunächst selbst finanzieren.

Bei hohen Vorleistungen können bessere Lösungen sein:

• 30 bis 50 Prozent Anzahlung,
• monatliche Teilrechnungen,
• Abrechnung nach Meilensteinen,
• kürzeres Zahlungsziel,
• Vorauszahlung bei standardisierten Produkten,
• Kreditwürdigkeitsprüfung bei großen Aufträgen.

Skonto eindeutig vereinbaren

Ein Skonto sollte Betrag, Frist und Berechnungsbasis klar erkennen lassen.

Beispiel:

„2 Prozent Skonto bei Zahlungseingang bis 11. August 2026, danach ist der Gesamtbetrag bis 25. August 2026 ohne Abzug fällig.“

Prüfen Sie vorher, ob Ihre Marge den Abzug trägt. Ein Skonto von zwei Prozent für eine um wenige Tage frühere Zahlung kann teurer sein als erwartet.

Ist eine Rechnung per E-Mail als PDF gültig?

Rechnungen können elektronisch übermittelt werden. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist im normalen Geschäftsverkehr üblich. Entscheidend sind insbesondere:

• Echtheit der Herkunft,
• Unversehrtheit des Inhalts,
• Lesbarkeit,
• ordnungsgemäße Rechnungsangaben,
• nachvollziehbare Verbindung zur zugrunde liegenden Leistung.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht für jede PDF-Rechnung verpflichtend. Der notwendige Prüfpfad kann beispielsweise durch Bestellung, Vertrag, Leistungsnachweis, Rechnung und Zahlung hergestellt werden.

Benennen Sie die Datei eindeutig:

RE-2026-001_Muster-Consulting_Beispieltechnik-GmbH.pdf

Die Versand-E-Mail sollte einen klaren Betreff tragen:

Rechnung 2026-001 – SEO-Analyse Juli 2026

Wer Rechnungen und Belege umfassender digital organisieren möchte, findet im Beitrag zur Digitalisierung der Buchhaltung in Österreich eine vertiefende Einordnung.

E-Rechnung an den Bund

Wer Leistungen an österreichische Bundesdienststellen erbringt, muss grundsätzlich die besonderen Vorgaben für strukturierte elektronische Rechnungen beachten. Eine gewöhnliche PDF per E-Mail reicht dort regelmäßig nicht aus.

Muss eine Rechnung sieben Jahre aufbewahrt werden?

Ausgestellte Rechnungen beziehungsweise Durchschriften und relevante Buchhaltungsunterlagen müssen grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden. Je nach Sachverhalt können längere Fristen gelten, etwa bei bestimmten Grundstücks- oder Verfahrensbezügen.

Für die Praxis empfiehlt sich folgende Struktur:

• Rechnungen nach Jahr ablegen,
• eindeutige Dateinamen verwenden,
• Rechnung und zugehörige Gutschrift oder Korrektur verbinden,
• Versand und Zahlungseingang dokumentieren,
• regelmäßige Datensicherung durchführen,
• Zugriff und Veränderbarkeit kontrollieren,
• Aufträge, Leistungsnachweise und wichtige Korrespondenz zuordnen.

Ein einzelner Ordner auf dem Notebook ohne Sicherung ist keine belastbare Archivierungsstrategie. Datenverlust, Defekt, Diebstahl oder versehentliches Löschen können sonst mehrere Jahre Buchhaltung betreffen.

Fehlerhafte Rechnung korrigieren

Eine bereits versendete Rechnung sollte nicht einfach gelöscht, überschrieben und kommentarlos erneut verschickt werden. Die Korrektur muss nachvollziehbar bleiben.

Unversendeter Entwurf

Wurde die Rechnung noch nicht an den Kunden übermittelt, kann der Entwurf korrigiert werden. Dokumentieren Sie trotzdem, warum eine bereits reservierte Nummer nicht verwendet wurde.

Versendete Rechnung mit falscher Adresse oder Leistungsangabe

Eine fehlerhafte Rechnung kann grundsätzlich durch den Rechnungsaussteller berichtigt werden. Möglich sind insbesondere:

• eine Berichtigungsnote mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung,
• eine vollständig neu ausgestellte, korrigierte Rechnung,
• eine Stornorechnung und anschließende neue Rechnung.

Wird eine neue Rechnungsnummer verwendet, sollte eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verwiesen werden.

Beispiel für eine Berichtigung

Berichtigung zu Rechnung 2026-018 vom 1. August 2026

Die Rechnungsadresse wird wie folgt korrigiert:
Beispieltechnik GmbH
Neue Straße 12
1010 Wien

Alle übrigen Rechnungsangaben bleiben unverändert.

Fälschlich ausgewiesene Umsatzsteuer

Besonders heikel ist ein falscher Umsatzsteuerausweis. Wer als Kleinunternehmer oder bei einem Reverse-Charge-Geschäft unzulässigerweise Umsatzsteuer ausweist, kann die ausgewiesene Steuer aufgrund der Rechnung schulden, solange die Rechnung nicht wirksam berichtigt wurde.

In diesem Fall sollte die Korrektur nicht hinausgeschoben werden. Der Kunde muss die berichtigte Rechnung tatsächlich erhalten.

Rechnung an Kunden in Deutschland oder einem anderen EU-Land

Bei Auslandskunden reicht die Frage „Muss Umsatzsteuer auf die Rechnung?“ nicht aus. Zuerst müssen mehrere Punkte geklärt werden:

1. Ist der Kunde Unternehmer oder Privatperson?
2. Handelt es sich um eine Ware oder Dienstleistung?
3. Wo liegt der umsatzsteuerliche Liefer- oder Leistungsort?
4. Besitzen beide Parteien eine gültige UID?
5. Geht die Steuerschuld auf den Kunden über?
6. Ist eine Zusammenfassende Meldung erforderlich?
7. Gibt es eine Sonderregel für digitale Leistungen oder Versandhandel?

Typischer B2B-Dienstleistungsfall

Bei vielen Dienstleistungen eines österreichischen Unternehmers an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat liegt der Leistungsort beim Unternehmenskunden. Häufig wird dann ohne österreichische Umsatzsteuer und mit Reverse-Charge-Hinweis abgerechnet.

Eine typische Formulierung lautet:

„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – Reverse Charge.“

Zusätzlich werden regelmäßig die UID-Nummern beider Unternehmen benötigt. Der Umsatz kann außerdem in einer Zusammenfassenden Meldung zu melden sein.

Diese Grundregel gilt nicht automatisch für jede Leistung. Grundstücksleistungen, Veranstaltungen, Personenbeförderung, Gastronomie, kurzfristige Vermietung, digitale Leistungen und Warenlieferungen können anders behandelt werden.

Kleinunternehmer und Ausland

Auch österreichische Kleinunternehmer können für EU-Geschäfte eine UID benötigen und mit Reverse Charge oder innergemeinschaftlichen Erwerben konfrontiert sein. „Ich bin Kleinunternehmer“ ist daher keine ausreichende Begründung, jede Auslandsrechnung ohne weitere Prüfung auszustellen.

Rechnung an Privatkunden

Bei Privatkundengeschäften gelten umsatzsteuerlich nicht immer dieselben umfangreichen Rechnungsanforderungen wie im B2B-Bereich. Trotzdem sollte eine professionelle Rechnung mindestens erkennen lassen:

• wer die Leistung erbracht hat,
• welche Leistung verrechnet wird,
• wann sie erbracht wurde,
• welcher Gesamtbetrag zu zahlen ist,
• ob und in welcher Höhe Umsatzsteuer enthalten ist,
• wann und wie bezahlt werden soll.

Bei Bar-, Bankomat- oder Kreditkartenzahlungen können zusätzlich Beleg- und gegebenenfalls Registrierkassenpflichten relevant sein. Kartenzahlungen gelten für diese Regeln nicht automatisch als gewöhnliche Banküberweisung.

Kann eine Privatperson eine Rechnung schreiben?

Die Bezeichnung „Privatrechnung“ entscheidet nicht darüber, ob eine Tätigkeit steuerlich oder gewerberechtlich privat bleibt. Wer Leistungen selbstständig, wiederholt und mit Einnahmenabsicht anbietet, kann bereits unternehmerisch tätig sein.

Eine einzelne Veräußerung eines privat genutzten Gegenstands ist etwas anderes als das wiederholte Erbringen bezahlter Dienstleistungen. Wer vor der Gewerbeanmeldung erste Aufträge abrechnen möchte, sollte nicht davon ausgehen, dass die Überschrift „Privatrechnung“ sämtliche Pflichten verhindert.

Rechnung versendet: So kontrollieren Sie den Zahlungseingang

Die Arbeit endet nicht mit dem E-Mail-Versand. Legen Sie für jede Rechnung zumindest diese Informationen fest:

Angabe	Beispiel
Rechnungsnummer	2026-001
Kunde	Beispieltechnik GmbH
Rechnungsdatum	4. August 2026
Fälligkeitsdatum	18. August 2026
Rechnungsbetrag	1.200 Euro
Zahlungsstatus	Offen, bezahlt, teilbezahlt oder überfällig
Zahlungsdatum	16. August 2026

Eine einfache Tabelle kann bei wenigen Rechnungen genügen. Mit wachsendem Volumen wird eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware sinnvoll, die offene Posten, Zahlungseingänge, Mahnungen und Exporte verwaltet.

Was tun, wenn der Kunde nicht bezahlt?

Prüfen Sie zunächst, ob die Rechnung:

• an die richtige Adresse gesendet wurde,
• beim Kunden eingegangen ist,
• inhaltlich korrekt ist,
• eine benötigte Bestellnummer enthält,
• bereits fällig ist,
• möglicherweise teilweise bezahlt wurde.

Danach empfiehlt sich ein abgestufter Ablauf:

1. freundliche Zahlungserinnerung,
2. persönliche Rückfrage bei der Kontaktperson,
3. schriftliche Mahnung mit eindeutigem Endtermin,
4. gegebenenfalls Verzugszinsen und zulässige Betreibungskosten prüfen,
5. Inkasso, Rechtsanwalt oder gerichtliche Durchsetzung abwägen.

Eine erste Nachricht kann sachlich bleiben:

„Bei unserer Durchsicht ist uns aufgefallen, dass die Rechnung 2026-001 vom 4. August 2026 noch offen ist. Das Zahlungsziel endete am 18. August 2026. Bitte prüfen Sie kurz, ob die Rechnung bei Ihnen vollständig eingelangt ist.“

Vermeiden Sie unklare Fristen wie „ehestmöglich“. Setzen Sie bei einer formellen Mahnung ein konkretes Datum, bis zu dem der Betrag auf Ihrem Konto eingelangt sein soll.

Nach dem Zahlungseingang: Der Betrag gehört nicht vollständig Ihnen

Ein hoher Zahlungseingang kann finanziell beruhigend wirken. Trotzdem sind davon möglicherweise noch Umsatzsteuer, Einkommensteuer, SVS, Subunternehmer, Softwarekosten und laufende Betriebsausgaben zu bezahlen.

Wer umsatzsteuerpflichtig ist, sollte den Umsatzsteueranteil nicht als verfügbaren Gewinn betrachten. Auch Kleinunternehmer müssen mögliche Einkommensteuer und SVS-Beiträge berücksichtigen.

Wie Zahlungseingänge, Betriebskosten und Steuerpuffer in die Gewinnermittlung einfließen, erklärt der Beitrag zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich. Für schwankende Zahlungseingänge und längere Zahlungsziele ist außerdem eine ausreichende Liquiditätsreserve für Selbstständige und EPU wichtig.

Checkliste vor dem Versand der ersten Rechnung

• Ist der Rechnungsaussteller rechtlich eindeutig genannt?
• Ist die Rechnungsadresse des Kunden korrekt?
• Wurde die richtige Gesellschaft ausgewählt?
• Ist die Rechnungsnummer eindeutig?
• Stimmen Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
• Ist die Leistung konkret beschrieben?
• Stimmt der vereinbarte Preis?
• Wurde der richtige Umsatzsteuersatz verwendet?
• Ist bei Steuerbefreiung ein verständlicher Hinweis enthalten?
• Fehlt bei Kleinunternehmern versehentlich ein Umsatzsteuerausweis?
• Sind erforderliche UID-Nummern angegeben?
• Ist das Fälligkeitsdatum eindeutig?
• Stimmt die IBAN?
• Ist eine Bestell- oder Projektnummer erforderlich?
• Wurde die Rechnung rechnerisch kontrolliert?
• Ist der PDF-Dateiname verständlich?
• Wird die Rechnung an die richtige E-Mail-Adresse geschickt?
• Wurde eine Kopie ordnungsgemäß archiviert?
• Ist eine Erinnerung für die Zahlungskontrolle eingerichtet?

Häufige Fehler auf der ersten Rechnung

• Nur der Markenname steht auf der Rechnung: Der tatsächliche Unternehmer ist nicht eindeutig erkennbar.
• Falsche Kundenfirma: Eine Tochtergesellschaft bestellt, die Rechnung geht an die Muttergesellschaft.
• Leistung zu allgemein beschrieben: „Beratung“ oder „Dienstleistung“ reicht für die Nachvollziehbarkeit nicht immer aus.
• Leistungsdatum fehlt: Das Rechnungsdatum wird fälschlich als ausreichend angesehen.
• Doppelte Rechnungsnummer: Eine alte Vorlage wird kopiert, ohne die Nummer zu ändern.
• Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerregelung: Die ausgewiesene Steuer kann geschuldet werden.
• Kein Hinweis auf Steuerbefreiung: Beim Kunden entstehen vermeidbare Rückfragen.
• Netto- und Bruttopreis verwechselt: Ein vereinbarter Endpreis wird nachträglich um Umsatzsteuer erhöht.
• Auslandskunde wie Inlandskunde behandelt: Reverse Charge und UID werden nicht geprüft.
• IBAN mit Tippfehler: Die Zahlung geht zurück oder an ein falsches Konto.
• Unklares Zahlungsziel: Niemand weiß, wann die Rechnung tatsächlich fällig ist.
• Rechnung nur im E-Mail-Postfach gespeichert: Ein gelöschtes Konto kann die gesamte Dokumentation betreffen.
• Fehlerhafte Rechnung kommentarlos ersetzt: Korrektur und ursprüngliche Rechnung sind später nicht mehr nachvollziehbar.
• Offene Rechnung nicht kontrolliert: Der Zahlungsausfall fällt erst Monate später auf.

Fazit: Eine gute Rechnung soll drei Personen überzeugen

Eine ordentliche Rechnung muss für drei unterschiedliche Perspektiven funktionieren:

1. Der Kunde muss verstehen, wofür, wie viel und bis wann er bezahlen soll.
2. Die Buchhaltung muss die Rechnung eindeutig zuordnen und verarbeiten können.
3. Die Finanzverwaltung muss Rechnungsaussteller, Leistung, Zeitpunkt und steuerliche Behandlung nachvollziehen können.

Für die erste Rechnung brauchen Sie daher kein aufwendiges Design. Wichtiger sind ein eindeutiger Rechnungsaussteller, korrekte Kundendaten, eine nachvollziehbare Leistung, das richtige Leistungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer und die passende umsatzsteuerliche Behandlung.

Die beste Rechnung ist nicht die schönste Vorlage, sondern jene, die ohne Rückfrage geprüft, freigegeben und pünktlich bezahlt werden kann.

FAQ: Erste Rechnung in Österreich schreiben

Muss die erste Rechnung mit Nummer 1 beginnen?

Nein. Der Beginn des Nummernkreises kann grundsätzlich frei gewählt werden. Die Nummer muss eindeutig sein und innerhalb des gewählten Systems nachvollziehbar fortgeführt werden.

Darf ich als Rechnungsnummer 2026-001 verwenden?

Ja. Eine Kombination aus Jahr und laufender Nummer ist ein übliches und verständliches System.

Muss meine Steuernummer auf die Rechnung?

Die persönliche Steuernummer gehört nicht zu den allgemeinen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben einer normalen Rechnung. Sie ist nicht mit der UID-Nummer zu verwechseln.

Muss meine UID auf die Rechnung?

Bei normalen umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen ist die UID des Rechnungsausstellers grundsätzlich relevant. Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer müssen ihre UID auf inländischen Rechnungen regelmäßig nicht anführen. Bei EU-Geschäften können andere Regeln gelten.

Muss die UID des Kunden auf die Rechnung?

Sie ist insbesondere bei bestimmten inländischen B2B-Rechnungen über 10.000 Euro brutto, bei Reverse Charge und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen relevant.

Welcher Satz gehört auf eine Kleinunternehmerrechnung?

Eine mögliche Formulierung lautet: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung.“ Eine genauere Variante ist: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“

Muss ein Kleinunternehmer immer alle Kundendaten angeben?

Seit 2025 können umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer grundsätzlich die vereinfachten Rechnungsangaben unabhängig vom Rechnungsbetrag nutzen. Für B2B-Kunden und die eigene Buchhaltung ist eine vollständige Angabe der Kundendaten häufig trotzdem empfehlenswert.

Was ist der Unterschied zwischen Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnung?

Der Kleinunternehmerstatus betrifft die Umsatzsteuerbefreiung des Unternehmens. Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung bis zu einem bestimmten Gesamtbetrag. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Regelungen.

Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

Nein. Unterschrift und Firmenstempel gehören nicht zu den allgemeinen umsatzsteuerlichen Pflichtmerkmalen einer Rechnung.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail gültig?

Ja, wenn die erforderlichen Rechnungsangaben vorhanden und Echtheit, Unversehrtheit sowie Lesbarkeit gewährleistet sind. Auch die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung ist zu berücksichtigen.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum?

Das Rechnungsdatum zeigt, wann die Rechnung erstellt wurde. Das Leistungsdatum beziehungsweise der Leistungszeitraum zeigt, wann die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde.

Muss die IBAN auf der Rechnung stehen?

Sie gehört nicht zu den zentralen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Bei einer Überweisungsrechnung ist sie praktisch jedoch notwendig, damit der Kunde bezahlen kann.

Welches Zahlungsziel ist üblich?

Sieben, 14 oder 30 Tage sind häufig anzutreffen. Die passende Frist hängt von Vertrag, Branche, Kunde und eigener Liquidität ab. Ein konkretes Fälligkeitsdatum ist meist verständlicher als eine abstrakte Tagesfrist.

Darf ich eine Rechnung vor der Leistung ausstellen?

Voraus- und Anzahlungsrechnungen sind möglich, müssen aber passend zum Geschäftsfall gestaltet werden. Bei umsatzsteuerpflichtigen Anzahlungen kann der Zahlungseingang steuerliche Folgen auslösen.

Brauche ich für eine Monatspauschale jeden Monat eine Rechnung?

Bei typischen Beratungs- und Betreuungspauschalen ist eine monatliche Rechnung häufig die klarste Lösung. Ob eine Dauerrechnung geeignet ist, hängt von der konkreten Dauerleistung und ihrer Gestaltung ab.

Darf ich eine falsche Rechnung löschen?

Eine bereits versendete Rechnung sollte nicht spurlos gelöscht werden. Sie ist nachvollziehbar zu berichtigen, zu stornieren oder durch eine korrigierte Rechnung mit Bezug auf das ursprüngliche Dokument zu ersetzen.

Was passiert, wenn ein Kleinunternehmer irrtümlich Umsatzsteuer ausweist?

Die ausgewiesene Umsatzsteuer kann aufgrund der Rechnung geschuldet werden. Die Rechnung sollte daher unverzüglich und wirksam berichtigt werden.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen und relevante Buchhaltungsunterlagen müssen grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt werden. In besonderen Fällen können längere Fristen gelten.

Wie schreibe ich eine Rechnung an einen Kunden in Deutschland?

Zuerst sind Kundenstatus, Leistung, Leistungsort und UID zu prüfen. Bei vielen B2B-Dienstleistungen gilt Reverse Charge, jedoch nicht bei jeder Leistung. Warenlieferungen und Leistungen an Privatpersonen folgen anderen Regeln.

Wann muss ich eine Rechnung spätestens ausstellen?

Bei den üblichen verpflichtenden B2B-Rechnungen gilt grundsätzlich eine Frist von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes. Für bestimmte EU-Leistungen und innergemeinschaftliche Lieferungen gilt regelmäßig der 15. Tag des Folgemonats.